דף הבית / ניוזלטר / שלבים שכדאי לבצע לפני הטמעת פורטל ארגוני בארגון שלכם

כל הדרך להטמעת פורטל ארגוני - שלב אחר שלב

הטמעת הפורטל הארגוני היא לא דבר של מה בכך. ההטמעה דורשת ארגון ודייקנות  על ידי הצוות המוביל של הפרוייקט ובמיוחד דיוק של הצרכים. כל אלו יובילו למעבר חלק יותר בין השלבים השונים עד להשלמת התהליך והתנעת הפרוייקט בקרב כל העובדים בארגון. לפניכם צעדים שאספנו עבורכם ואנחנו ממליצים לכם לקחת איתכם כאשר הארגון מחליט ללכת על הצעד המבורך של הקמת פורטל ארגוני בעידן הדיגיטלי של תקשורת פנים ארגונית.

 

מהו התהליך הנכון בעת הטמעת פורטל ארגוני?

בארגונים מודרניים נפח המידע והמידע הארגוניים הולך וגדל בקצב מהיר, נפח עצום זה מחייב שימוש במערכות במו פורטלים ארגוניים המקלות על ארגון, חיפוש, שימור ושיתוף הידע הארוני.

כמו כן, העובדים חשופים למקורות מידע שונים ומגוונים המבוזרים על פני הרשת ומחפשים מקור מידע אחד המרכז את כל המידע המקצועי עבורם.

נוסף לזאת, כיום העוברים מבוזרים בארץ או בעולם, דבר שעלול להוביל לניכור בין העובדים ולהאטת תהליכי העבודה.

התהליך המומלץ לביצוע הפרויקט בצורה המיטבית:

1.התנעה

 לאחר קבלת החלטה לביצוע הפרויקט, בחירת הרכיבים הנדרשים וביצוע הזמנה יש להתניע את הפרויקט בארגון כולל גיבוש צוות  לפרויקט, חלוקת אחריות וגיבוש תכנית עבודה מחייבת.

2. עיצוב גרפי

בחירת תבנית עיצוב וקונספט גרפי.

3. אפיון

אפיון הממשקים מול מחלקת מערכות מידע (IT) יאפיינו את הממשקים הנדרשים כגון יבוא קובץ עובדים, אינטגרציה למערכות הארגון, הבטחת מידע, התקנה על שרתי הארגון וכו'.

4. שלב הטכנולוגיה

בחירת ספק הטכנולוגיה שעימו תבצעו את הטמעת הפורטל

5. טעינת תוכן

עליכם לאסוף את המידע הנדרש עבור כל אזור באתר (כגון נהלים, מסמכים, עובדים וכו'), לייצר דוגמאות לאזורים דינמיים (כגון הודעות, פורמים, חדשות).

6.  התקנה והשקה

בשלב זה תותקן המערכת על שרתי "היצור", התוכן הבסיסי יועתק ממערכת הבדיקות, הלקוח יעדכן את התוכן הסופי ויבצע בדיקות קבלה. לאחר האישור יש לבצע השקה של הפרויקט בארגון הכוללת חלקים טכניים שיבוצעו על ידי IT, הצגת הפורטל לעובדים, הכרזה על מטרות הפורטל והנחיות שימוש לעובדים.

7. הפעלת הפורטל באופן שוטף

פורטל טוב מכיל את כל הנושאים הנדרשים לעובדים באופן שוטף כמו גם תוכן מעניין המדרבן שימוש סדיר. חשוב מאוד לדאוג כי המנהלים בארגון ישתמשו בפורטל באופן שוטף וכי התוכן יעודכן באופן סדיר.

 

פורטל "הרשת הארגונית"  של Tag תומך גם ביצירת קבוצות עבודה פנימיות כמו גם תקשורת בין העובדים ומשמש כמאגר מידע אליו גולשים העובדים לאיתור מידע מקצועי או מידע אישי הרלוונטי עבורם. כך למעשה המידע הארגוני שנוצר בפעילות השוטפת של העובדים ממויין, מסודר ומנוהל בצורה טובה וחכמה יותר - מה שמאפשר שליפה מדוייקת ונוחה של מידע בהתאם לצרכי המשתמש.

יתרונות בולטים של הפורטל הארגוני החכם של תג מדיה גרופ: 

  • ממשק מודרני \ "פייסבוקי", קל ופשוט לניהול הפעלה והטמעה בארגון.
  • עיצוב מותאם באופן מלא לכל ארגון.
  • שירותי תוכן המותאמים למוקדי העניין בארגון המייצרים תנועה ועניין בפורטל.
  • ממשק מובנה לחברות קשורות להספקת הצעות אטרקטיביות לעובדים ללא עלות לחברה (נופשים \ קניות וכו במחירים מיוחדים לעובדי החברה).
  • גמישות לפיתוחים נוספים בהתאם לצורך.

 

פרויקט הטמעת הפורטל למעשה משלב בתוכו פרויקט תוכנה סטנדרטי עם פרויקט תוכן אשר יכול להיות מאתגר במידה ולא נערכים אליו בהתאם. החלק הטכנולוגי בפרויקט כולל פיתוח, אינטגרציה, בדיקות ועיצוב גרפי הדומה במהותו להקמת אתר אינטרנט סטנדרטי, פרויקט התוכן כולל את בחירת הרכיבים הנדרשים לארגון, איסוף התוכן הקיים בארגון או כתיבתו ואריזת המוצר כולו לשימוש הארגון.

.

"הרשת הארגונית - הפורטל הארגוני של tag" הנו פורטל המשלב את כלל היתרונות בכלי אחד, פשוט ונוח - מה שמאפשר לכם לשפר את התקשורת הפנים ארגונית ולנהל את המידע הארגוני ביתר קלות.

המערכת מאפשרת למשתמש לאתר את התוכן הרלוונטי עבורו בקלות, ולמנהל התוכן להעלות תוכן עדכני באופן שוטף. הממשק הידידותי למשתמש, נוחות הטכנולוגיה ומודולריות הפורטל מאפשרים לכם שליטה מירבית ונוחה בכל רכיבי המידע הארגוניים, כך שתהליכי ניהול המידע נעשים קלים, פשוטים ויעילים יותר בכל הרמות הארגוניות.

tag תציג מספר אפשרויות המבוססות על ספר המותג של הלקוח אשר מתוכן  יבחר הלקוח את הקונספט המתאים ביותר עבורו. tag תציג את דף הבית המותאם לפרויקט בהתאם לרכיבים שנבחרו והקונספט  העיצובי שאושר על ידי הלקוח.

 

 

 

 

כתובת: בית קלמן ,נתן ילין מור 6, תל אביב | דוא"ל: info@tmgroup.co.il | טלפון: 03-5035034