דף הבית / ניוזלטר / פורטל ארגוני- איך מייצרים אינטראקציה ושיח בפיד של הארגון

כיצד ליצור שיח ודיאלוג בין העובדים בעידן הדיגיטלי

כאשר אנחנו נפגשים עם לקוחות המתעניינים בפורטל הארגוני או אפילו בתהליך הטמעה אנחנו מגלים לעיתים שלחברות יש מערכת של פורטל ארגוני שהם הטמיעו ועברו כברת דרך ואז נזנחה ,או לחילופין שפשוט אבד עליה הקלח ואין בה שימוש או שצריך "להחיות אותה". הדבר החשוב ביותר בפורטל הארגוני הוא העובדים והשימוש שהם עושים בפורטל.  הדיגאלוג והשיח בין העובדים יכול וכדאי שיתבצע גם במערכת התקשורת הפנים ארגונית כיוון ששיתוף המידע בין העובדים יכול להועיל לעובד זה או אחר וכן הגדלת טווח התקשורת בין ההנהלה לעובדים ובין המחלקות השונות ובין המחלקות עצמםץ לא תאמינו כמה הפורטל תורם להעצמה ולהווי הארגוני והיצרני של הארגון ומסייע לעובדים לפתח שיח ואף למצוא מכנה משותף אל מול עובדים אחרים במארג הארגוני רחב שבו אתם נמצאים. אך מי שאמון על ההזנקה הוא מנהלי הפורטל - מש"א ורווחה. 

 

אספנו לכם ארבעה טיפים חשובים מניסיוננו המקצועי וכן ממרחבי הרשת אשר יכולים לסייע לארגון שלכם לשדרג את המערכת הפנים ארגונית הקיימת או לחילופין אם זה עתה הטמעתם פורטל ארגוני בחברתכם וזה הזמן להניע אותו! 

 

1. הנעה לפעולה

המונח הזה מגיע אומנם מעולם השיווק אבל למעשה מתאים גם  לתחום הרווחה והתקשורת הפנים ארגונית. ביצעתם הטמעה של פורטל ארגוני, לכולם יש את שם המשתמש והסיסמא ומבחינתכם הפורטל יצא לדרך! אז לא כך הדבר בפועל. כמובן שכל המחלקות והעובדים מברכים על אמצעי התקשורת  הנוסף והרחבת התשתית בדיאלוג בין העובידם להנהלה בהיבט החברתי אך עכשיו אתם צריכים לגרום להם לרצות להשתמש במערכת ולהבין את יתרונותיה עבורם. ההנחה הראשונית היא שחברי הארגון יקפצו על המציאה ויחלו להיות פעילים וישתמשו בכל מה שהפורטל הארגוני מאפשר, אך לא כך הדבר בפועל. תחשבו על זה כך: רשתות חברתיות הן רשתות שבו אתה מתחבר ומתעניין בחברים שלך . ברשת חברתית ארגונית החברים בה הם עובדים במחלקות שונות ובדרגים שונים , במשרדים שונים וככלל, רובנו חברים עם האנשים שעימם אנחנו עובדים בצמוד או רואים ל בסיס יומיומי. לכן, צריך לקחת את המרכיב הזה בחשבון ולדעת כיצד לגשר עליו. לכן, אתם כחלק מארגון מש"א ורווחה בתחום צריכים לעודד ולייצר הנעה לפעולה. כמנהלי הפרוייקט עליכם לייצר כמה שיותר אינטראקציה ומעורבות של העובדים על ידי העאת נושאים לדיון, ביצוע סקרים שונים הנוגעים להווי הארגון או לנושאים כלליים, לשתף את העובדים בנושאים חדשותיים לדוגמא ולאפשר לעובדים את המרחב בתוך הפורטל הארגוני שבו הם יכולים להתבטא ולבטא  ולייצר רמת מעורבות של העובדים בהיבט הארגוני והעסקי של הארגון. 

 

 

 

2. התחילו בצעד קטן

תתחילו לאט לאט בוצעדים קטנים שייתחרבו בצעדים גדולים לכיוון שאתם, מחלקת משאבי אנוש ורווחה תקחו את זה. המטרה היא הטמעת הפורטל הארגוני בטווח הרחוק ויצירת אינטראקציה וקשרים שמבוססים על אמון, מרחב מוגן הפתוח לעובדי החברה בלבד וכן מקום שבו עובדים יכולים ליצור ולייצר שיח בינם לבין הקולגות שלהם וכמובן המנהלים. בנוסף, הרחיבו את אפשרויות השיתוף- לא רק תגובה, אלא אפשרויות שיתוף ואהדה שהם לא בהכרח מלל ( לדוגמא LIKE , INTERSTING וכו..)

 

 

3. אין חכם כבעל ניסיון  ( לכל ארגון יש לפחות אחד כזה)

אתרו את העובדים שאתם יודעים שפעילים ויוצרים שיח ברשתות החברתיות בחייהם הפרטיים, מפרסמים פוסטים ויודעים את דרכם שם. כך תוכלו לבקש מהם לשתף עימכם פעולה ולגייס אותם למשימת הפצת הפורטל וראיית יתרונותיו לשאר העובדים בחברה. אפשר להתחיל בפרסום הודעות בפורומים של המחלקות הייעודיות או שאלות תמציתיות שיניעו את העובדים האחרים . פרסום המלצה לסרט או פעילות עם הילדים אחה"צ היא מבורכת ותגרום לעובדים נוספים לרצות לשתף ולהגיב. 

 

4. תוכן אקטואלי

עדכנו את הפורטל באופן שוטף ושיהיה רלוונטי ואקטואלי לעובדים. חדשות האתמול לא מעניינות לרוב בעידן של עומס מידע וידע זמין 24.7 לכן נסו להיות רלוונטיים בתוכן שאתם מעלים.לפורטל הארגוני. 

זכרו, מטרתכם היא להניע את העובדים להשתמש בפורטל הארגוני. מטרתכם היא לכוון אותם ולאפשר להם ליהנות מהמרחב והדיאלוג שנוצר עבורם ועבורכם . הפורטל משמש כמקום שבו הם יכולים להביע גם את דעתם ולכן אם תדאגו אתם או מנהלים שונים בארגון לנהל את הדיון בדרך של שיח ודיאלוג ולא באמצעות מחיקת תגובות לא הולמות, תוכלו להוביל את הארגון למקום הטוב, החברתי והיצרני שבו אתם שואפים שהוא יהיה.

יש לכם טיפים נוספים מניסיונכם האישי? נשמח לשמוע ולפרסם בניוזלטר הבא. אנא כתבו מייל ל kim@tmgroup.co.il או השאירו פרטים בעמוד זה ונחזור אליכם 

 

 

כתובת: בית קלמן ,נתן ילין מור 6, תל אביב | דוא"ל: info@tmgroup.co.il | טלפון: 03-5035034